À ne pas négliger, le compte-rendu de réunion est un élément indispensable à la suite d’une rencontre. Il permet d’acter ce qui a été discuté et décidé. Le mieux pour savoir rédiger un bon rapport est de suivre une formation complète sur l’animation de réunion participative. En attendant, suivez le guide, nous vous en disons plus sur cet exercice !
À quoi sert le compte-rendu ?
Une fois les échanges durant la réunion terminés, il est indispensable de consigner ce qui a été écrit, décidé et discuté dans un compte-rendu de réunion. Ainsi, les échanges restent clairs pour tout le monde, il n’y a pas d’omission ou de mauvaise interprétation. Pour ne rien oublier, il est conseillé de rédiger ce compte-rendu immédiatement après la réunion, “à chaud”. Il est aussi possible de commencer à le rédiger, soit pendant la phase de conclusion, soit tout au long de la réunion, surtout en présence d’un(e) secrétaire, dont le rôle sera de prendre des notes.
De même, ce rapport de réunion doit être diffusé sans délai à la fin de la réunion aux personnes concernées, présentes ou absentes. Ce délai est généralement de 2 à 3 jours maximum. Cette urgence est justifiée, d’une part parce que les éléments sont encore frais dans l’esprit des participants et d’autre part, parce qu’il ne faut pas perdre de temps pour mettre en œuvre ce qui a été décidé.
Quant à la forme de ce compte-rendu, il est important de rester concis en évitant de retranscrire chaque phrase énoncée pendant la réunion. Il est, au contraire, recommandé d’être clair et d’essayer d’être le plus efficace possible, afin de faciliter un maximum sa lecture. Ainsi, le rapport de réunion doit être bien structuré.
Astuce
Pour assurer le suivi et rendre la réunion efficiente, il est conseillé de faire, à chaque début de réunion, un retour sur expérience et un résumé des décisions qui ont été prises durant la rencontre précédente. Cela permet de savoir où l’on se situe d’un point de vue de résultats. À noter que ce retour sur expérience peut être rédigé directement dans le compte-rendu.
Animez une réunion participative
Notre formation en ligne complète pour mener une réunion de façon efficace et productive : préparer, conduire et clôturer une réunion.DÉCOUVRIR LA FORMATION
Quels sont les différents types de compte-rendu ?
Il existe trois types de compte-rendus.
1. Le compte-rendu procès-verbal
Tout d’abord, il y a le compte-rendu dit “procès verbal”. À la différence du compte-rendu de réunion synthétique, le pv de réunion de travail a une valeur juridique. Il ne concerne que les réunions dites officielles comme :
- les conseils d’animation ;
- les assemblées générales ;
- les réunions du comité social et économique du CSE.
Ce type de compte-rendu est destiné à regrouper de manière officielle les décisions qui ont été prises pendant ces rencontres. Il est ensuite soumis à l’approbation de l’ensemble des participants et signé par le(la) secrétaire de la réunion.
2. Le compte-rendu synthétique
Ensuite, il y a le compte-rendu synthétique, aussi appelé synthèse de réunion. Il concerne toutes les réunions et n’est pas aussi officiel que le procès verbal. Il ne retrace pas l’intégralité des faits à l’ensemble des participants. En réalité, le rédacteur ne retranscrit que dans les grandes lignes ce qui a été décidé et énoncé. Pour chaque point de l’ordre du jour, le rédacteur fait apparaître les décisions et les conclusions qui ont été actées. Ce type de compte-rendu synthétique doit suivre un ordre assez thématique, en faisant apparaître les titres et les sous-titres.
Par ailleurs, les thèmes sont retranscrits par ordre d’importance et pas nécessairement dans un ordre chronologique.